Cách ghim tin nhắn, tạo bình chọn và nhắc hẹn trong nhóm Zalo

Để quản lý công việc và tương tác đội nhóm hiệu quả, ba tiện ích cốt lõi trên Zalo mà bất kỳ trưởng nhóm hay thành viên nào cũng cần nắm rõ là ghim tin nhắn Zalo, tạo bình chọn Zalo và nhắc hẹn nhóm Zalo. Sử dụng thành thạo các tính năng này giúp thông tin quan trọng không bị trôi, việc lấy ý kiến tập thể diễn ra minh bạch và lịch trình công việc được theo dõi sát sao.

1. Cách ghim tin nhắn Zalo để lưu giữ thông tin quan trọng

Ghim tin nhắn là cách tốt nhất để cố định các thông báo quan trọng như nội quy nhóm, link tài liệu hoặc thông báo khẩn ở đầu khung chat, giúp mọi thành viên dễ dàng tiếp cận bất kỳ lúc nào.

Thao tác trên điện thoại

1. Mở cuộc trò chuyện nhóm trên ứng dụng Zalo.
2. Nhấn và giữ vào tin nhắn (văn bản, hình ảnh, liên kết) mà bạn muốn ghim.
3. Chọn mục Ghim từ menu tùy chọn hiện ra. Tin nhắn sẽ ngay lập tức xuất hiện ở thanh cố định phía trên cùng của màn hình chat.

Thao tác trên máy tính (Zalo PC / Zalo Web)

1. Rê chuột vào tin nhắn cần ghim trong nhóm chat.
2. Nhấp vào biểu tượng Ba chấm (...) bên cạnh tin nhắn.
3. Chọn Ghim tin nhắn.

Lưu ý: Zalo cho phép ghim tối đa nhiều tin nhắn cùng lúc. Trưởng nhóm có thể vào phần cài đặt quản lý nhóm để cấp quyền cho phép tất cả thành viên hoặc chỉ Trưởng/Phó nhóm mới được ghim tin nhắn.

2. Cách tạo bình chọn Zalo để thu thập ý kiến tập thể

Theo các thảo luận về phương pháp làm việc linh hoạt trên LinkedIn, việc lấy ý kiến nhanh thông qua các cuộc thăm dò ngắn (poll) giúp giảm thiểu tới 40% thời gian họp không cần thiết. Tính năng bình chọn trên Zalo giúp nhóm thống nhất quyết định một cách dân chủ và rõ ràng.

Các bước tạo bảng bình chọn

1. Tại khung chat nhóm, nhấn vào biểu tượng Ba chấm (...) hoặc biểu tượng Bình chọn (hình cột biểu đồ) ở thanh công cụ phía dưới.
2. Nhập Chủ đề bình chọn (ví dụ: Địa điểm liên hoan, Thời gian họp dự án).
3. Thêm các Phương án lựa chọn bên dưới.
4. Tùy chỉnh các cài đặt nâng cao nếu cần:
   • Khóa bình chọn: Không cho phép người khác thêm phương án mới.
   • Chọn nhiều phương án: Cho phép thành viên tích chọn nhiều đáp án cùng lúc.
   • Ẩn người bình chọn: Giữ tính ẩn danh khi bỏ phiếu.
   • Ẩn kết quả khi chưa bình chọn: Tăng tính khách quan cho cuộc khảo sát.
5. Nhấn nút Tạo bình chọn để gửi vào nhóm chat.

3. Hướng dẫn thiết lập nhắc hẹn nhóm Zalo

Nhắc hẹn nhóm là công cụ hữu ích nhằm nhắc nhở các sự kiện sắp diễn ra như deadline nộp báo cáo, lịch họp trực tuyến hay sinh nhật thành viên.

Các bước cài đặt nhắc hẹn

1. Trong khung trò chuyện nhóm, chọn biểu tượng Đồng hồ / Nhắc hẹn trên thanh tiện ích.
2. Điền nội dung nhắc nhở tại mục Tiêu đề nhắc hẹn.
3. Cài đặt Thời gian (ngày, giờ cụ thể) và tần suất nhắc lại (Không lặp lại, Hàng ngày, Hàng tuần,...).
4. Chọn thành viên cần nhắc nhở (Toàn bộ nhóm hoặc chỉ định một số người cụ thể).
5. Nhấn Tạo nhắc hẹn. Khi đến giờ đã định, Zalo sẽ tự động gửi thông báo trực tiếp đến các thành viên được chọn.

Bảng tổng hợp ứng dụng các tiện ích nhóm Zalo

Kinh nghiệm tối ưu hóa hiệu quả làm việc nhóm trên Zalo

• Kiểm soát số lượng tin nhắn ghim: Chỉ nên ghim từ 1 đến 3 thông tin thực sự quan trọng tại một thời điểm để tránh làm loãng thanh thông báo.
• Thiết lập hạn chót cho bình chọn: Ghi rõ thời gian đóng bình chọn trong phần tiêu đề để thúc đẩy thành viên tham gia đúng hạn.
• Tận dụng phân quyền quản trị: Trưởng nhóm nên cấu hình phân quyền hợp lý trong mục Quản lý nhóm để tránh tình trạng thành viên spam ghim hoặc tạo nhắc hẹn sai mục đích.

Câu hỏi thường gặp

Zalo cho phép ghim tối đa bao nhiêu tin nhắn trong nhóm?

Hiện tại, Zalo cho phép ghim cùng lúc nhiều tin nhắn dưới dạng danh sách ghim. Bạn có thể bấm vào thanh ghim phía trên đầu nhóm để xem toàn bộ danh sách các tin đã được lưu giữ.

Thành viên thông thường có thể tạo nhắc hẹn và ghim tin nhắn không?

Điều này phụ thuộc vào thiết lập của Trưởng nhóm. Mặc định tất cả mọi người đều có thể sử dụng, nhưng nếu Trưởng nhóm bật tính năng "Chỉ Trưởng/Phó nhóm được ghim tin nhắn và tạo nhắc hẹn" thì thành viên thường sẽ không thao tác được.

Làm thế nào để chỉnh sửa hoặc xóa lịch nhắc hẹn đã tạo?

Bạn chỉ cần bấm trực tiếp vào tin nhắn thông báo nhắc hẹn trong nhóm chat hoặc truy cập vào mục Ảnh, file, link đã gửi > Nhắc hẹn, sau đó chọn biểu tượng tùy chọn để Chỉnh sửa thời gian hoặc Xóa nhắc hẹn.

Người mới vào nhóm có xem được tin nhắn đã ghim và bảng bình chọn trước đó không?

Có, thành viên mới vẫn có thể xem được tin nhắn đang được ghim và các bảng bình chọn còn hiệu lực nếu Trưởng nhóm cho phép thành viên mới đọc tin nhắn cũ.